Phân Tích 5 Why Là Gì & Cách Thực Hiện Ra Sao?

Phân tích 5 why

Cá nhân tôi cho rằng, biết cách phân tích 5 why là một trong các bí kíp của người Nhật để đưa đất nước của họ liên tục phát triển.

Trong bài viết này chúng ta sẽ cùng tìm hiểu phân tích 5 Why là gì, tại sao nó quan trọng và cách thực hiện như thế nào.

Phân tích 5 Why là gì?

Khi có một vấn đề tương đối nghiêm trọng xảy ra, điều đầu tiên người Nhật thường làm là phân tích 5 Why.

Đây là một kỹ thuật đặt câu hỏi Tại sao 5 lần liên tiếp dựa vào câu trả lời để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, từ đó lập kế hoạch hành động khắc phục & phòng ngừa.

Nếu chỉ dựa vào câu trả lời đầu tiên cho câu hỏi tại sao vấn đề lại xảy ra, các hành động khắc phục thường chỉ thực hiện trên bề nổi và không đảm bảo được nó sẽ không xảy ra trong tương lai.

Ví dụ trường hợp sử dụng 5 why

  • Các vụ tai nạn thảm khốc tàu hỏa, máy bay, chìm phà… đều nên thực hiện 5 Why sau đó áp dụng các hành động trên toàn quốc.
  • Phần mềm phát sinh nhiều lỗi trong giai đoạn nghiệm thu sản phẩm, Project Manager cần thực hiện 5 why với đội dự án.

Lợi ích khi thực hiện 5 Why

Nhờ phân tích 5 Why mà tìm ra được nguyên nhân trực tiếp và nguyên nhân gốc rễ, từ đó có hành động khắc phục hậu quả và hành động ngăn chặn tái diễn

Tiết kiệm chi phí cho tổ chức nhờ ngăn chặn rủi ro phát sinh vấn đề tương tự.

Một khi tìm được nguyên nhân gốc rễ, việc sửa, làm lại hay rà soát trong phạm vi được khoanh vùng sẽ tiết kiệm hơn rất nhiều so với việc làm lại tất cả. 

Nếu ai đã từng làm việc với khách hàng Nhật Bản hẳn sẽ rất hiểu điều này. Một khi có lỗi xảy ra, họ thường từ chối toàn bộ kết quả và yêu cầu rà soát lại hết. 

Việc lập bản phân tích 5 Why chặt chẽ có thể chứng minh và khoanh vùng được phạm vi ảnh hưởng (ví dụ chỉ cần rà soát lại phần công việc của người phụ trách module gây ra lỗi thay vì toàn bộ module của dự án)

Cách thực hiện

Cách thực hiện phân tích 5 why

Công thức chung được thực hiện như sau:

Bước 1: Nhận diện vấn đề

Tóm tắt vấn đề một cách ngắn gọn, súc tích

Bước 2: Triển khai Why 1

Tại sao vấn đề xảy ra?

Tại vì …. (Trả lời 1)

Bước 3: Triển khai Why 2

Tại sao lại (trả lời 1)?

Tại vì …. (Trả lời 2)

Bước 4: Triển khai Why 3

Tại sao lại (trả lời 2)?

Tại vì …. (Trả lời 3)

Bước 5: Triển khai Why 4

Tại sao lại (trả lời 3)?

Tại vì …. (Trả lời 4)

Bước 6: Triển khai Why 5

Tại sao lại (trả lời 4)?

Tại vì …. (Trả lời 5)

Đến bước cuối cùng thì sẽ tìm ra được nguyên nhân cốt lõi.

Một vài lưu ý

Tuy là 5 cấp nhưng hầu hết trường hợp có thể chấp nhận ở mức 3 cấp (Why 3). Cũng có trường hợp đặc biệt thì vượt hơn 5 cấp.

Ngoài 5 Why cho vấn đề phát sinh, nhiều trường hợp làm song song cả 5 Why cho phần kiểm tra, giám sát

Cho dễ hình dung, ví dụ như lĩnh vực lập trình phần mềm, có hai phần là đội nhóm phát triển (lập trình) và nhóm kiểm thử (tester).

Lỗi chương trình do nhóm phát triển gây ra, nhưng để lọt lỗi lại là trách nhiệm của nhóm kiểm thử. Do vậy hoàn toàn có thể thực hiện tương tự với nhóm giám sát này.

Tại sao không phát hiện được vấn đề?

Dựa vào câu trả lời lại tiếp tục hỏi tại sao. 

Với việc phân tích 5 Why đồng thời cả hai team sẽ đưa ra được rất nhiều cải thiện và phòng ngừa lỗi cho đội dự án trong công ty trong tương lai. 

Tuy nhiên, làm 5 Why khó vô cùng

Khi một vấn đề xảy ra, mọi người thường sợ làm 5 Why, đặc biệt là những người chịu trách nhiệm trực tiếp. 

Họ lo sợ bị kết tội, bị bêu gương trước tập thể, bị đổ lỗi…

Điều này dẫn đến nhiều trường hợp trả lời 5 Why không trung thực.

Từ đó dẫn đến các hành động khắc phục đưa ra sẽ không chính xác với nguyên nhân. 

Đây là điều vô cùng nguy hiểmlãng phí nguồn lực rất lớn

Bí quyết phân tích 5 Why hiệu quả

Do tính nghiêm trọng của vấn đề đã xảy ra, mức độ đặc biệt quan trọng của hành động khắc phục và phòng ngừa, việc thực hiện 5 why phải hết sức cẩn thận.

Đây là tài liệu mà sai một li có thể đi mười dặm.

Hãy tuyệt đối tuân thủ các điểm chú ý sau đây:

1) Không chỉ trích lỗi cá nhân

Nói rõ với người sẽ phỏng vấn về điều này trước khi thực hiện 5 why, tạo cho họ cảm giác an toàn và thoải mái trước khi thực hiện.

2) Không làm căng thẳng trong buổi phân tích

Mục tiêu để mọi người chia sẻ sự thật, từ đó mới có thể tìm ra nguyên nhân gốc rễ chính xác

3) Hiểu rõ mục tiêu

Vấn đề thì cũng đã xảy ra rồi, mục tiêu tối thượng là đưa ra hành động khắc phục chính xác và hành động phòng ngừa không để lỗi lầm tương tự xảy ra.

4) Lập kế hoạch hành động

Bản kế hoạch cần có hai phần: khắc phục vấn đề và phòng ngừa phát sinh

Với mỗi phần, cần chi tiết nội dung công việc, ai làm, dealine hoàn thành

5) Phân tích đồng thời cả hai team

Đó là các nhóm phát triển và nhóm giám sát

6) Kết quả cuối cùng

Hầu hết kết quả cuối cùng thường sẽ phản ánh vào các tài liệu như nội quy công ty, hướng dẫn công việc, quy trình làm việc, đào tạo… đó chính là việc hoàn thiện quy trình chuẩn của doanh nghiệp & tổ chức. 

Thời đức Phật còn tại thế, “nhờ” các hành động không chuẩn mực của các vị tỳ kheo mà đức Phật mới chế ra các giới luật.

Giới luật đều là kết quả từ những vấn đề đã xảy ra thực tế.

Nếu coi giới luật là tài sản của Đạo Phật thì quy trình làm việc tối ưu, bản quy tắc nội quy…. là các tài sản doanh nghiệp.

Có điều nó không tĩnh và phải liên tục cải tiến.

Và việc phân tích 5 Why chính là đóng góp giá trị vào việc này.

Lời kết

Nếu là một manager muốn nâng cao kỹ năng để thúc đẩy đội nhóm & dự án thành công, hẳn Bạn sẽ thấy bài viết này có chút ích lợi nào đó.

Chúc Bạn sẽ sớm áp dụng các nội dung này để cải thiện chất lượng công việc, trước mắt là cho chính bản thân, sau là tổ chức.

PMP Quiz Free

Trả lời