Không Phải Là Sếp Hay Khách Hàng – Đây Mới Là Điều PM Nên Sợ

PM Sợ Nhất Điều Gì

Trong dự án, người chịu nhiều áp lực nhất chắc chắn không ai khácProject Manager.

Có thể nói là “trên đe dưới búa“.

Kịch bản thường xảy ra

Khi dự án chậm tiến độ hay chất lượng có vấn đề?

Ban giám đốc yêu cầu có giải pháp ngay lập tức.

Chất lượng có vấn đề?

PM bị yêu cầu giải trình nguyên nhân cũng như đối sách.

Khách hàng muốn thêm chức năng A, B, C nhưng lại muốn giữ nguyên giá và thời hạn dự án.

Teamwork không tốt, quá nhiều thành viên mới, công nghệ khó, năng suất không đạt kế hoạch.

Mọi vấn đề đều đổ dồn về người đảm nhận vai trò này.

PM Sợ Nhất Điều Gì

Trong điều kiện áp lực cao như vậy, nếu không tỉnh táo chỉ vì sợ sếp hoặc khách hàng mà tặc lưỡi đồng ý tất cả các yêu cầu, PM có thể mất kiểm soát hoàn toàn dự án.

Tệ hơn nữa là mất lòng tin không thể cứu vãn.

Nếu đang hoặc sắp là PM, bài viết này có thể giúp Bạn ngăn chặn các kịch bản rất xấu đó.

Lý do PM “sợ” sếp & khách hàng

Thành thực mà nói, đây là vấn đề của PM mới mà thôi.

PM dày dặn kinh nghiệm & chuyên nghiệp thì sẽ không như vậy.

PM Sợ Nhất Điều Gì

PM mới được giao phụ trách dự án thường ngộ nhận rằng nếu từ chối các yêu cầu, hoặc bảo không làm kịp sẽ bị đánh giá là năng lực kém.

Điều này hoàn toàn sai lầm!

Từng điều hành một trung tâm phần mềm của một công ty công nghệ hàng đầu Việt Nam, và sau này tự lập công ty riêng, tôi luôn đánh giá cao các PM có câu trả lời tự tin dựa trên dữ liệu.

Ví dụ như:

Sau khi cân nhắc kỹ các phương án, em sẽ hoàn thành các chức năng mới bổ sung A, B, C nếu kéo dài thời hạn thêm 15 ngày.

Hay

Nửa đầu dự án chúng ta chỉ hoàn thành 40% khối lượng công việc, để đảm bảo deadline em đề xuất các phương án sau….

99% các câu trả lời cảm tính đều thất bại.

Kiểu như:

Khách hàng muốn thêm các chức năng A,B,C nhưng muốn giữ nguyên thời hạn. Sẽ rất khó khăn nhưng em và team sẽ cố gắng“.

Những từ “cố gắng”, “quyết tâm”, “hết sức”…. nghe thì rất hay nhưng kỳ thực không có ý nghĩa.

Và một khi đã trót đồng ý, mặc dù nhiều trường hợp PM tự thấy trước là không khả thi, việc không hoàn thành theo cam kết hoàn toàn do lỗi của PM.

Bạn sẽ không đồng ý mọi yêu cầu để rồi sau đó đánh mất lời hứa đúng không?

Không giữ được cam kết mới là thứ đáng sợ nhất.

 

Pro tips: Để trở thành PM chuyên nghiệp, Bạn nên cân nhắc thi lấy chứng chỉ quản lý dự án quốc tế PMP.

 

Vậy đâu là cách làm đúng?

Tôn trọng sếp, khách hàng & trao đổi dựa trên số liệu

PM Sợ Nhất Điều Gì

Kiến thức sơ đẳng của quản trị dự án mà ai cũng hiểu là sự ràng buộc của các yếu tố: Cost, Scope & Time.

Do vậy không thể có chuyện tăng phạm vi công việc mà chi phí và thời gian lại không đổi.

Trên thực tế, có thể công ty “chịu lỗ” để lấy khách hàng, nhưng trách nhiệm của PM phải nói thật: cần thêm bao nhiêu chi phí, bao nhiêu thời gian để công ty bố trí đủ nguồn lực nội bộ triển khai.

Chỉ re-schedule 1 lần

Hầu hết các dự án sẽ gặp vấn đề phát sinh, bởi thực tế thường khác so với kế hoạch & dự toán.

Sau một thời gian triển khai, khi dự án chậm tiến độ, PM có thể thực hiện một (và) các phương án sau:

  • Xin tăng chi phí (thuê nguồn lực ngoài, công cụ hỗ trợ…) để đẩy nhanh tiến độ các việc còn lại
  • Đề xuất giảm chất lượng chung hoặc từng phần (nếu khả thi)
  • Chuyển các công việc nối tiếp sang làm song song (chú ý các rủi ro phát sinh)
  • Chấp nhận re-schedule
  • Tăng ca (không khuyến khích)

Chứ đừng không làm gì cả, rồi chỉ biết “hy vọng”.

Với phương án re-schedule, lưu ý cộng thêm thời gian đệm (buffer) để đảm bảo dự án đáp ứng theo lịch điều chỉnh mới cuối cùng và duy nhất này. Nếu không, sẽ chẳng ai còn tin PM nữa.

Liên tục rút kinh nghiệm, học hỏi nâng cao kỹ năng

Học hỏi từ những vấn đề phát sinh.

Có những rủi ro đã không lường trước được.

Có những quy trình bị thiếu hoặc chưa hiệu quả…

Liên tục học hỏi nâng cao kỹ năng bản thân và góp phần hoàn thiện quy trình quản lý dự án cho tổ chức.

Lời kết

Bài viết này chỉ muốn nhấn mạnh một sai lầm mà các PM mới hay gặp: Vì sợ sếp hoặc khách hàng mà nhiều khi chấp nhận những yêu cầu bất khả thi để rồi dự án có kết quả rất tồi tệ.

Nếu trao đổi thẳng thắn, thực tế cả sếp và khách hàng đều sẽ nể phục.

Đừng nên nhận bừa rồi chỉ “cố gắng” mà không dựa trên số liệu.

Chúc Bạn thành công!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *