Tự Động Hóa Quản Lý Dự Án – Giới Thiệu Nền Tảng Integromat

Tự Động Hóa Quản Lý Dự Án

Trước khi tìm hiểu cách thức tự động hóa quản lý dự án nhờ nền tảng Integromat, tôi đặc biệt khuyến khích bạn chọn một nơi yên tĩnh, nhâm nhi một tách trà, thả lỏng và sẵn sàng tiếp nhận những điều mới mẻ, thậm chí là đột phá. 

Bởi những điều bạn cho rằng chỉ dân công nghệ, lập trình… mới có thể tiếp nhận thì lại hoàn toàn ngược lại. 

Cách các ứng dụng vận hành đã và đang thay đổi từng ngày. Một người không cần biết lập trình vẫn có thể xây dựng hệ thống tự động hóa, giống như lắp ghép lego vậy.

Và hãy kiên nhẫn đọc đến cuối, bởi có món quà đặc biệt đang chờ đón bạn 😉

Integromat là gì

Ngày nay, bất kỳ cá nhân hay doanh nghiệp nào cũng đều đang sử dụng rất nhiều công cụ: miễn phí có, có phí cũng có. Ví dụ Gmail, Viber, Telegram, Line, Whatsapp, Google Analytics, Facebook, Slack, Trello, WordPress, Zoho CRM… (hàng ngàn app như này và liên tục tăng)

Vấn đề xảy ra là, khi có luồng thông tin xử lý thường xuyên, việc trao đổi thủ công qua lại giữa các app tốn rất nhiều thời gian, công sứckhông kịp thời.

Hãy cùng hình dung một case study cụ thể như sau:

  • Người quản lý, quản lý dự án là đầu mối tiếp nhận các yêu cầu của cấp trên, khách hàng…qua email. 
  • Mỗi khi có email mới, PM sẽ đánh giá xem ai gửi, thuộc module hay nhóm công việc gì.
  • Sau đó PM sẽ forward cho team tương ứng bằng cách gửi tin nhắn vào nhóm Slack, đồng thời tạo task mới trên Trello.

Chỉ với việc nhỏ này, người phụ trách có thể mất cả ngày chỉ để check email và giao việc. Nếu bị chậm trễ (forward email chậm, chậm giao việc trên Trello), sẽ ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung.

Vậy nếu có cách có thể tự động hóa luồng xử lý trên, hiệu quả chung được tăng lên đáng kể. Người quản lý có thời gian thực hiện các công việc quan trọng thực sự, chứ không chỉ là một forwarder.

Còn vô vàn tình huống khác mà bạn có thể nghĩ ra, từ chính các công việc bạn đang đảm nhận như:

  • Đúng 7h hàng ngày, trong khi bạn đang ăn sáng, vẫn có tin nhắn của bạn vào nhóm Slack yêu cầu các thành viên dự án báo cáo tiến độ
  • Tự động báo trước 1 ngày (hoặc 2, 3 ngày) một sự kiện / deadline trên Google Calender
  • Khi bạn đến văn phòng, timer sẽ tự động bật để log timesheet
  • Mỗi khi email dự án có file đính kèm, tự động lưu file lên thư mục dự án (việc này nếu làm thủ công mất rất nhiều thời gian)
  • Đó chính là lý do mà một nền tảng như Integromat được ra đời.

    Hãy cùng xem video giới thiệu chính thức từ Integromat dưới đây:

    Integromat là nền tảng giúp bạn kết nối các ứng dụng và tự động hóa các luồng xử lý chỉ với vài click đơn giản, không cần biết lập trình. Dữ liệu sẽ được di chuyển qua các ứng dụng mà không tốn chút công sức nào, từ đó bạn có thể tập trung cho các việc quan trọng nhất.

    Như hình ảnh chụp màn hình trang chủ của Integromat, hẳn bạn đã nhìn thấy giá trị họ mong muốn mang đến cho người dùng: Achieve more in less time with fewer people – Làm nhiều hơn với ít thời gian và nhân sự hơn.

    3 điều mà tôi tâm đắc nhất ở Integromat là:

    • Hỗ trợ mạnh mẽ các ứng dụng phổ biến trong quản lý dự án
    • Chi phí rất cạnh tranh so với nền tảng khác (như Zapier) 
    • Các gói phù hợp với nhu cầu số lượng thao tác mà nền tảng này xử lý (gọi là operation)

    Ví dụ tạo luồng xử lý (scenario)

    Tại Integromat, luồng xử lý được gọi là một scenario (bối cảnh).

    Sau khi đăng ký tài khoản, bạn có thể đăng nhập Integromat và bắt đầu tạo scenario đầu tiên.

    Như hình dưới đây là một ví dụ đơn giản, được cấu thành bởi RSS và Facebook Pages.

    Định kỳ, Integromat sẽ kiểm tra RSS (nguồn tin tức dưới dạng XML mà các trang tin tức hay có), nếu có bản tin mới sẽ tự động đăng lên một fan page được chỉ định.

    Sau đó bạn chỉ cần kích hoạt, scenario sẽ hoạt động tự động mãi mãi.

    Nếu công ty bạn sử dụng trang web trên nền tảng WordPress, bạn có thể thay module RSS ở trên bằng module WordPress, để mỗi khi có bài blog mới ở website, nội dung đó sẽ được tự động đăng lên fan page công ty. Việc này sẽ tiết kiệm rất nhiều công sức, đặc biệt khi tính đến thời gian dài hạn như hàng tháng, hàng năm.

    Bạn có thể tham khảo rất nhiều scenario mẫu dưới đây:

    Integromat có đắt không, bao nhiêu?

    Trên đây là bảng giá dịch vụ của Integromat tại thời điểm tháng 8 / 2021.

    Điều tuyệt vời là bạn có thể sử dụng gói miễn phí với 1,000 operations (thao tác xử lý) / tháng.

    Với ví dụ RSS + Facebook Pages ở phần trên, mỗi thao tác như kiểm tra RSS có tin mới hay không, đăng bài lên fan page được coi là 1 operation. Giả sử bạn đặt lịch kiểm tra mỗi ngày 1 lần, nếu có tin mới thì đăng lên fan page, như vậy mỗi ngày 2 operations, 1 tháng chỉ mất 60 operations.

    Vậy bạn còn chần chừ gì nữa, click button ở trên để đăng ký ngay tài khoản đi nào 🙂

    So sánh Integromat với IFTTT và Zapier

    Thành thực thú nhận, tôi “rất nghiện” tự động hóa. Bởi nó giúp tôi làm được nhiều hơn với công sức ít nhất, mà tránh được gần như tất cả sai sót.

    Do vậy tôi đã thử nghiệm rất nhiều nền tảng, công cụ trước khi sử dụng nội bộ cũng như khi tư vấn. Đương nhiên IFTTT và Zapier cũng không phải ngoại lệ.

    Dưới đây là những thông tin giới thiệu ngắn gọn, đánh giá chủ quan của tôi.

    IFTTT (If This Then That)

    ĐÁNH GIÁ NHANH:

    IFTTT = IF THIS THEN THAT (NẾU CÁI NÀY THÌ CÁI KIA)

    Đây cũng là công thức vận hành tương tự chung của cả 3 nền tảng: Một ứng dụng A đóng vai trò đầu mối, sẽ kích hoạt với điều kiện nào đó. Sau đó thực hiện thao mong muốn tại ứng dụng B. Luồng xử lý này có thể ghép nhiều ứng dụng thành chuỗi dài liên tục.

    Tuy nhiên, IFTTT dường như định hướng tập trung cho things & devices, như mô tả tại trang chủ của họ. Và trên thực tế, nền tảng này hỗ trợ rất mạnh cho các ứng dụng IoT như điều khiển bóng đèn, điều hòa, ổ cắm, nhà thông minh, Alexa, liên kết điện thoại… Mỗi luồng tại IFTTT được định nghĩa là một Applet, tương tự với scenario của Integromat và Zap của Zapier.

    Với tài khoản miễn phí, bạn có thể tạo tối đa 3 applets đơn (tức là chỉ gồm 2 ứng dụng trong mỗi applet).

    Nếu muốn nhiều applet hơn, hoặc cần applet gồm nhiều ứng dụng, bạn có thể cân nhắc nâng cấp gói có phí. Giá hiện tại (thời điểm tháng 8 / 2021) là 3.4$ / tháng.

    Nếu là dân công nghệ, đam mê các thiết bị IoT, nhà thông minh… chắc chắn bạn không nên bỏ qua.

    Zapier

    ĐÁNH GIÁ NHANH:

    Zapier có lẽ phù hợp với công ty vừa và lớn, trong khi Integromat đặc biệt phù hợp cho công ty vừa và nhỏ, các cá nhân kinh doanh, agency.

    Thành thực mà nói, xét về phạm vi hỗ trợ thì Zapier độ phủ rộng hơn Integromat. Điều này cũng dễ hiểu do đây là nền tảng tiên phong. Do vậy các ứng dụng mới ra mắt có xu hướng ưu tiên tích hợp Zapier trước (rồi mới đến nền tảng khác như Integromat).

    Tuy nhiên, khi so sánh với Integromat chi tiết về giá cả và tùy chọn, Zapier cũng gặp những bất lợi sau. Tôi đưa lại cả bảng giá của Integromat phía dưới để bạn tiện so sánh.

    Bảng giá Zapier

    Bảng giá Integromat

    Chúng ta dễ nhận thấy:

    • Zapier giá cao hơn nhưng số xử lý ít hơn. Với gói 9$/tháng (trả theo tháng), Integromat có thể xử lý 10,000 thao tác, trong khi Zapier chỉ cho phép 750 thao tác với chi phí 19.99$ / tháng, mà phải trả 1 năm luôn. Trả theo tháng là 29.99$.
    • Các gói của Zapier đều bị hạn chế số zap (tương đương với scenario trong Integromat) trong khi Integromat thì không, thậm chí cả gói miễn phí
    • Chu kỳ thời gian tối thiểu lâu hơn (15 phút so với 5 phút)
    Chu kỳ thời gian lâu sẽ càng làm tăng độ trễ của xử lý. 

    Nhận định chung

    Như vậy tôi đã chia sẻ tổng quan về Integromat, đồng thời giới thiệu cũng như đưa ra các nhận định về IFTTT & Zapier.

    Nếu bạn đang muốn nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý dự án, marketing, sales thì có thể cân nhắc Integromat hoặc Zapier (IFTTT thì phù hợp hơn cho mảng công nghệ).

    Tôi cảm nhận được Integromat là công ty đi sau nên họ hiểu rằng họ phải nỗ lực và trao đi giá trị gấp nhiều lần so với đối thủ.

    Bằng chứng là những ứng dụng mà tôi biết phần lớn đã và đang được Integromat tích hợp vào nền tảng của họ với tốc độ chóng mặt.

    Việc này giúp cho người dùng như chúng ta được hưởng lợi.

    Bước tiếp theo?

    Thực sự tôi còn muốn viết nhiều hơn nữa về chủ đề này, nhưng có lẽ sẽ theo phương thức bổ sung dần dần.

    Do vậy dù đọc đến đây rồi, bạn cũng nên đánh dấu trang để thỉnh thoảng quay lại đọc các thông tin cập nhật nhé.

    Lý do vì sao ư?

    Cũng giống như nghệ thuật, việc áp dụng Integromat gần như không có giới hạn và nó phụ thuộc hoàn toàn vào sự sáng tạo của bạn.

    Bằng việc cung cấp các API, HTTP request, JSON… bạn có thể sử dụng Integromat để tương tác với bất kỳ ứng dụng nào, miễn là các ứng dụng đó có API kết nối.

    Đây cũng là điểm quan trọng cần lưu ý khi bạn chọn để sử dụng hoặc phát triển ứng dụng nội bộ.

    Hãy đảm bảo nó có thể tùy biến linh hoạt và có API để tương tác. Khi đó, cộng thêm vũ khí Integromat, bạn có thể hệ thống hóa từng phần hoặc toàn bộ hoạt động quản lý dự án.

    Quà tặng đặc biệt

    Để bạn thỏa sức khám phá, tôi xin tặng bạn 1 tháng sử dụng gói BASIC trị giá 9$, có thể xử lý tới 10,000 thao tác. (Tất nhiên sau 1 tháng, nếu bạn không có nhu cầu tiếp tục, hoàn toàn có thể quay về gói miễn phí với 1,000 xử lý / tháng).

    Đăng Ký Nhận Quà Tặng

    Bạn sẽ nhận được:

    • Tài khoản BASIC xử lý 10,000 thao tác / tháng (trị giá 9$)
    • Được hỗ trợ trong quá trình sử dụng
    • Được chia sẻ những scenario hữu ích

    Chúc bạn thành công!

    PMP Quiz Free