Khẩu hiệu “tăng năng suất làm việc” có thể Bạn đã quá quen thuộc. Nhưng rất nhiều trường hợp, cả người nói và người nghe không biết cụ thể là … phải làm gì?
Nếu cần ý tưởng có thể áp dụng dễ dàng lại đạt hiệu quả ngay thì danh sách 10 tips tăng năng suất làm việc này là chính xác nội dung Bạn cần.
Trước đó, hãy cùng tôi tìm hiểu khái niệm và phương châm (công thức) triển khai.
Tăng năng suất làm việc là gì?
Hiểu một cách đơn giản:
Tăng năng suất làm việc nghĩa là Bạn có thể hoàn thành được nhiều việc hơn với cùng đơn vị thời gian. Hay làm khối lượng công việc tương đương với thời gian ít hơn (với giả định không làm giảm chất lượng).
Nếu giả sự Bạn tiết kiệm được một nửa thời gian, Bạn sẽ làm gì?
- Xin cấp trên nghỉ phép? (Tin tôi đi, vẫn còn rất nhiều người không sử dụng hết thời gian nghỉ phép năm đâu)
- Có thời gian thêm dành cho gia đình, bạn bè hay sở thích cá nhân? (Nếu không bị gò bó thời gian)
- Có thời gian học kỹ năng mới mà sếp vẫn vui vẻ? (do Bạn đã hoàn thành tốt công việc)
- Xung phong nhận thêm việc kèm theo cơ hội tăng lương và thăng tiến?
Hẳn là Bạn sẽ thấy có rất nhiều lợi ích 😉
Nhiều người còn gọi từ hoa mỹ hơn là “làm việc thông minh hơn” là có cùng ý nghĩa này.
Công thức thực hiện
Mỗi ngành nghề, công việc… có đặc thù và cách thức triển khai khác nhau. Nhưng công thức chung tổng quan thì không thay đổi.
Tăng năng suất = Cắt giảm lãng phí
Tất cả các lãng phí như dưới đây đều cần phải loại bỏ:
- Sửa chữa, làm lại do sai sót, lỗi kỹ thuật, không đạt yêu cầu chất lượng
- Thời gian lãng phí từ việc chờ đợi (nguyên vật liệu, thiết bị, chờ người khác…)
- Các công việc dư thừa, không quan trọng, không đóng góp vào việc tạo ra giá trị
Dưới đây là danh sách 10 tips Bạn có thể áp dụng để tăng năng suất ít nhất là gấp đôi gần như ngay lập tức.
Danh sách 10 tips tăng năng suất
#1 Service mindset (Tư duy dịch vụ)
Coi mỗi công việc như dịch vụ và người tiếp nhận kết quả công việc của mình như là khách hàng, cho dù đó là người cùng công ty hay cơ quan.
Và khách hàng thì là Thượng Đế!
Hãy xem họ làm gì tiếp theo sau khi tiếp nhận kết quả từ Bạn? Họ có hài lòng không?
Nếu làm nhanh, nhưng kết quả không thể ăn khớp với người khác thì kết quả chung của dự án, đội nhóm vẫn sẽ rất tệ.
Đây có lẽ là điều quan trọng nhất.
Một khi thay đổi được, nó khiến mọi việc Bạn làm đều đạt năng suất cao một cách tự nhiên.
Một lý do thực dụng khác nữa là:
Ngày nay nhiều doanh nghiệp đã thực hiện đánh giá 360 độ (cấp dưới, ngang cấp, cấp trên) khi đánh giá năng lực nhân viên. Do vậy các nhận xét từ những người mà Bạn tương tác trong công việc là đặc biệt quan trọng.
CASE STUDY:
Nếu Bạn viết một bản báo cáo dự án, trước khi viết hãy tự hỏi:
- Ai sẽ tiếp nhận báo cáo này?
- Người đó quan tâm tới điều gì?
- Họ sẽ làm gì tiếp theo với bản báo cáo?
Nếu không tự trả lời được, nên hỏi trực tiếp người yêu cầu. Điều này giúp Bạn có thể làm báo cáo “gần chuẩn” (hoặc phải sửa rất ít) ngay lần đầu tiên.
Kịch bản 1:
- Giám đốc là người nhận
- Quan tâm tới tiến độ, chi phí, chất lượng, các vấn đề phát sinh
- Từ báo cáo ra quyết định cần thiết can thiệp hay hỗ trợ dự án hay không
Như vậy, khi viết báo cáo Bạn cần tập trung vào các điểm chính, không cần trình bày sâu về nghiệp vụ chuyên môn. Và nếu cần hỗ trợ gì từ ban giám đốc, hãy đề xuất cụ thể.
Kịch bản 2:
- Giám đốc là người nhận
- Quan tâm tới tiến độ, chi phí, chất lượng, các vấn đề phát sinh
- Sử dụng báo cáo để gửi khách hàng
Trường hợp này, khi viết báo cáo Bạn cũng cần tập trung vào các điểm chính. Với các vấn đề phát sinh, cần nêu rõ nguyên nhân và phương án khắc phục ra sao (để khách hàng của công ty yên tâm).
Ngoài ra còn chú ý cách trình bày trang trọng, ngôn ngữ lịch sự, format tài liệu theo chuẩn template công ty.
Bạn không muốn giám đốc đích thân update lại tài liệu trước khi gửi khách hàng phải không?
#2 Phân loại công việc và áp dụng chiến lược phù hợp
Phân thành 4 nhóm công việc A, B, C, D như sau:
Nhiều khi phân loại xong Bạn mới nhận ra rằng, tại sao có quá nhiều việc không cần thiết mà mình lại phải làm nhỉ (đa phần thuộc nhóm D).
Chiến lược cho từng nhóm như sau:
- Nhóm A: Ưu tiên cao nhất, tập trung xử lý. Mỗi cá nhân có giờ sinh học mà họ có thể tập trung được cao độ (giờ vàng) , khoảng thời gian đó nên ưu tiên nhóm A.
- Nhóm B: Phân nhỏ task để phân bổ làm dần từng ngày, và nên bắt đầu càng sớm càng tốt, tránh để dồn nước đến chân mới nhảy (B trở thành A)
- Nhóm C: Tranh thủ trong ngày, ngoài khoảng giờ vàng
- Nhóm D: Đánh giá lại xem có cần phải thực hiện hay không. Nếu có, ưu tiên thấp nhất, làm sau A, B, C
Lý tưởng nhất là cân bằng đủ các việc A, B, C, D trong ngày.
#3 Tăng tốc độ chuột
Cái gì cơ? Hẳn Bạn sẽ rất ngạc nhiên 🙂
Đúng, hãy điều chỉnh tốc độ di chuyển chuột lên MAX.
Hãy hình dung Bạn bắt đầu làm việc trên máy tính với tốc độ di chuyển chuột chậm như rùa, dù đang hào hứng đến mấy, “nhịp độ” cũng sẽ bị kéo xuống.
Dưới đây là cách thực hiện điều chỉnh tốc độ chuột trên máy MAC:
#4 Sử dụng phím tắt
Ngày nay đa phần dân công sở đều làm việc hoàn toàn trên máy tính. Và nếu thử chia nhỏ theo từng giây, có lẽ Bạn sẽ choáng bởi đang mất rất nhiều thời gian cho việc di chuyển chuột, các thao tác click…
Bạn đang sử dụng Windows hay MAC, Words hay Excel, các công cụ lập trình….? Hãy tìm hiểu nhanh các phím tắt để áp dụng sẽ cho kết quả bất ngờ.
#5 Luôn luôn mang theo sổ
Còn gì bực hơn là khi Bạn nảy ra ý tưởng hay trong lúc uống cafe sáng, nhưng rồi sau đó đến công ty lại đột nhiên quên mất chúng? Dù sau đó ngồi thần ra thật lâu để cố nhớ lại nhưng vô vọng.
Đó cũng là ví dụ của sự lãng phí thời gian. Bạn nhớ là chúng ta đang phải loại bỏ lãng phí chứ?
Đó là lý do Bạn nên luôn có sổ tay trong cặp để sẵn sàng ghi chú lại trong mọi tình huống. Đó có thể là ý tưởng mới loé lên, một bài học hay từ cậu bạn, hay ghi chú cho dự án….
Hiện nay trên thị trường đã có bán sổ tay thông minh. Tôi cũng đang sở hữu cuốn sổ Elfinbook 2.0 đó, phải nói là trên cả tuyệt vời. Nó thần kỳ bởi vì:
- Lấy máy sấy, khăn ướt, hay quay lò vi sóng lại thành sổ mới
- Sử dụng trọn đời do sổ làm từ bột đá
- Có ứng dụng Elfinbook để chụp và lưu dữ liệu
#6 Áp dụng phương pháp một trang giấy của Toyota
Dân quản lý dự án, ISO… không thể không biết Toyota là bậc thầy về quản lý chất lượng. Lý do họ hoạt động hiệu quả cũng có phần nhờ một bí mật đã được Ông Asada Suguru chia sẻ qua cuốn sách: Tất Cả Trên Một Trang Giấy.
Nhờ phương pháp này, Giám đốc của Toyota có thể ra quyết định trong vòng 3 phút, sau khi đọc báo cáo với nội dung chỉ trong một trang giấy.
Dưới đây là một ví dụ về việc áp dụng:
Nhờ phương pháp này, Bạn cũng có thể biến các cuộc họp trở nên vô cùng hiệu quả, tập trung vào mục tiêu, loại hoàn toàn thời gian lan man.
Bạn có thể tải mẫu Excel tại bài viết này: Giảm Lãng Phí Qua Phương Pháp Một Trang Giấy Của Toyota
#7 Hạn chế số tab trên trình duyệt
Làm đồng thời nhiều việc một lúc đã được khoa học khẳng định là không hiệu quả. Việc mở quá nhiều tab trên trình duyệt cũng tương tự như vậy, và nó sẽ khiến Bạn mất tập trung.
Khi cài đặt xTab extension lên trình duyệt Chrome, Bạn có thể hạn chế số tab tối đa có thể mở trong trình duyệt. Nó giúp Bạn tập trung.
#8 Ẩn Facebook Newsfeed
Khi lạc vào Facebook Newsfeed, mọi người thường sẽ tốn rất nhiều thời gian dù họ có nhận ra hay không. Điều này hoàn toàn không nên nếu lại đang làm việc ở công ty.
Cho dù công ty Bạn có làm về online marketing và sử dụng Facebook để tham khảo quảng cáo trên Newsfeed đi nữa thì cũng không có nghĩa Bạn phải xem nó cả ngày.
Nhiều khi cách tốt nhất để phòng tránh là… ẩn toàn bộ Newsfeed 😉
Đó chính là chức năng của Chrome extension tên là: News Feed Eradicator for Facebook
Bạn yên tâm là vẫn thao tác với fan page, quảng cáo…. như bình thường.
Link tải News Feed Eradicator for Facebook.
#9 Tập nói KHÔNG
Làm việc bị ngắt quãng giống như máy bị dừng giữa chừng. Sau đó khi muốn tiếp tục, nó phải mất nhiều năng lượng hơn để khởi động, cần thời gian để về đúng vị trí cũ…
Con người cũng tương tự y hệt như vậy.
Nhưng trong thực tế, chúng ta thường xuyên bị “can thiệp” hay phân tâm từ các yếu tố bên ngoài, người ngoài một cách quá dễ dàng.
Giải pháp cho vấn đề này đôi khi chỉ đơn giản là nói KHÔNG.
#10 Kiểm soát thời gian và liên tục cải tiến
Đây cũng là điều rất đặc biệt mà tôi để dành cuối cùng. Trình tự thực hiện như sau:
- Hãy ghi chú các việc đã làm mỗi ngày kèm thời gian thực hiện. (Việc này có thể áp dụng với tất cả việc Bạn làm mà không giới hạn chỉ ở công ty).
- Từ danh sách đó, định kỳ hàng tuần đánh giá việc nào đang thừa, việc nào chưa tối ưu… để có phương án cải thiện.
Nếu như tip #1 giúp Bạn tạo thói quen tốt thì tip #10 này giúp Bạn liên tục tối ưu, nếu đã tốt thì còn tốt hơn nữa. Nó cũng là phương pháp để Bạn tìm ra nhiều cách khác để cải thiện năng suất cho bất kể công việc gì Bạn đang đảm nhận.
Lời kết
Năng suất cao thực ra chính là lợi thế (rất lớn) của mỗi cá nhân.
Một tập thể nhiều cá nhân đạt năng suất cao lại trở thành lợi thế cạnh tranh của tổ chức đó (giúp doanh nghiệp giảm chi phí, tăng biên độ lợi nhuận). Rộng hơn là cả một quốc gia.
Hy vọng bạn sẽ áp dụng ngay 10 tips này để tăng năng suất làm việc ít nhất gấp đôi nhé. Nếu có tips nào hay, rất vui và cảm ơn nếu Bạn góp ý vào cuối bài viết.
Chúc Bạn thành công!
