Quản lý dự án là yếu tố sống còn để một dự án có thể thành công. Và một Project Manager không thể làm việc hiệu quả nếu không có công cụ hay phần mềm hỗ trợ. Bài viết sẽ liệt kê giúp Bạn danh sách các công cụ quản lý dự án mà mình đặc biệt khuyến khích nên sử dụng.
Về cơ bản mình chọn các công cụ phổ biến để có thể áp dụng cho bất kỳ lĩnh vực gì. Cá biệt có một số công cụ đặc thù mà mình sẽ chỉ rõ ngay phần tiêu đề.
Quản lý công việc: Trello
Các bảng (board), danh sách (list) và thẻ (card) của Trello cho phép sắp xếp và ưu tiên công việc trong dự án theo một cách rất linh hoạt, tiện lợi và thú vị.
Thông qua các nền tảng hỗ trợ tự động như IFTTT hay Zapier, Bạn có thể kết nối Trello với hầu hết các nền tảng phổ biến khác.
Cách triển khai vô cùng đơn giản, thường sẽ theo các bước sau:
- Sau khi đăng ký tài khoản (miễn phí), tạo bảng tương ứng với dự án cần quản lý
- Trong mỗi bảng, tạo từng danh sách tương ứng với kế hoạch từng nhóm công việc.
- Trong mỗi danh sách tạo từng thẻ là một công việc cụ thể.
- Tạo các danh sách theo trạng thái công việc như: Đang triển khai; Đang chờ; Hoàn thành
- Khi dự án chạy, ai phụ trách việc nào sẽ kéo thẻ (công việc) từ mục kế hoạch sang danh sách “Đang triển khai”. Khi nào xong thì lại kéo sang danh sách “Hoàn thành”
Ngoài ra, cộng đồng sử dụng Trello rất đông đảo và họ thường chia sẻ các template (mẫu). Bạn có thể clone để áp dụng cho dự án của mình.
Rất nhiều mẫu hữu ích như:
Công cụ giao tiếp nhóm dự án: Slack
Với kinh nghiệm quản lý dự án trên 15 năm, tôi có thể tự tin nói với Bạn rằng lý do lớn nhất mà một dự án thất bại chính là… communication (giao tiếp và trao đổi chia sẻ thông tin)
Slack sẽ giúp Bạn quản lý thông tin trao đổi trong nội bộ dự án, với quản lý cấp cao hay khách hàng một cách hiệu quả.
Một số ưu điểm nổi bật:
- Quản lý tài liệu
- Có thể sử dụng hashtags để dễ dàng tìm kiếm nội dung
- Đồng bộ với các nền tảng chia sẻ file như Google Drive hay DropBox
- Có ứng dụng mobile để Bạn không bị lỡ bất kỳ trao đổi gì
- Tích hợp với nhiều nền tảng phổ biến khác để tăng khả năng tự động hoá công việc (ví dụ với Trello, Salesforce, GitHub, Zoom…)
Cách đăng ký thực hiện theo các bước sau:
- Sau khi đăng ký tài khoản (miễn phí), Bạn được cấp một url riêng, ví dụ như tên-công-ty.slack.com
- Tại đó, có thể tạo ra các kênh trao đổi tương ứng với từng dự án
- Gán các thành viên vào các dự án
Công cụ hội thảo trực tuyến: Zoom
Bạn sẽ cần công cụ video conferencing cho dự án trong các trường hợp sau đây:
- Họp với khách hàng
- Họp với team thuê ngoài (trường hợp outsource 1 phần hoặc toàn dự án)
- Họp nội bộ dự án nhưng có các team ở các địa điểm khác nhau
- Họp với các thành viên đang onsite tại khách hàng
- Trong các trường hợp gấp mà việc tổ chức họp tại công ty không khả thi
Nếu quy mô nhỏ, và không có yêu cầu gì đặc biệt, gói miễn phí của Zoom đáp ứng rất tốt các yêu cầu trên với chất lượng video ổn định.
- Không hạn chế thời gian với cuộc họp 1-1
- Giới hạn 40 phút nếu họp nhóm (tối đa 100 người)
- Không hạn chế số cuộc họp
Đặc biệt trong năm 2020 khi đại dịch diễn ra, cả thế giới đã phải thay đổi cách làm việc khi phải cách ly, và Zoom có lượng người dùng tăng đột biến.
Công cụ quản lý bug cho các dự án phát triển website: UserBack
Nếu Bạn là PM của công ty phần mềm, gia công phần mềm, công ty marketing agency hay bất kỳ dự án nào liên quan tới website, thì hẳn sẽ hiểu những bất cập trong quá trình trao đổi để hoàn thiện website.
Để đưa ra comment, khách hàng hoặc người đánh giá phải làm rất nhiều bước: chụp lại màn hình, paste thành hình ảnh, bổ sung nội dung comment, lưu lại file, copy lên cloud để chia sẻ, gửi email thông báo…
Đặc biệt nếu là các dự án gia công, khách hàng ở Nhật hay Mỹ cũng sẽ mất phần lớn thời gian cho những việc này.
Và UserBack giải quyết triệt để vấn đề này thông qua cơ chế:
- Cài mã của UserBack vào trang web đang phát triển
- Người nhận xét truy cập website, comment trực tiếp trên đó là đội dự án sẽ nhận được thông báo
Clip demo ngắn dưới đây sẽ giúp bạn hình dung chi tiết.
Việc quản lý bug cho dự án phát triển website giờ đây trở nên đơn giản vô cùng nhờ có UserBack.
Lời kết
Hy vọng các công cụ trên có thể sẽ phù hợp để Bạn áp dụng vào dự án. Mình đã tham khảo nhiều công ty, kể cả những doanh nghiệp công nghệ cao như chế tạo robot, họ cũng chỉ áp dụng các công cụ tương tự.
Hầu hết các công cụ này nó hiệu quả bởi hướng đến sự đơn giản, thuận tiện trong thao tác. Nhờ đó toàn bộ các thành viên có thể tham gia dễ dàng, để đẩy hiệu quả chung của dự án.
Chúc Bạn thành công!
